Die dhs GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erbringt keine Leistungen der Auftragsdatenverarbeitung. Unsere Berufsträger (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) werden eigenverantwortlich (freiberuflich) tätig. Insoweit können Sie mit uns keine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung schließen.
Die dhs GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erbringt Dienstleistungen im Bereich Wirtschaftsprüfung („dhs WPG") Im Rahmen der Beauftragung zur Erbringung vorgenannter
Dienstleistungen verarbeitet die dhs WPG je nach Einzelauftrag personenbezogene Daten. Bitte beachten Sie, dass sich diese Informationen ausschließlich auf personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO beziehen, d.h. nicht sämtliche Daten und Informationen umfassen, die dhs im Zusammenhang mit dem jeweils zugrundeliegenden Mandatsverhältnis erhält, sondern im Wesentlichen nur solche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Ungeachtet dessen gelten die berufsrechtlichen Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflichten, denen die dhs WPG und die der dhs WPG beschäftigten Mitarbeiter nach dem Berufsrecht der Wirtschaftsprüfer unterliegen, soweit anwendbar, vollumfänglich für alle Daten und Informationen, die wir von Ihnen im Rahmen des Mandatsverhältnisses erhalten, unabhängig davon, ob es sich dabei um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO handelt.
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen
Datenschutzbeauftragten
Verantwortlicher im Sinne des Art.4 Nr. 7 EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit allen Leistungen, welche die dhs Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erbringt, ist die:
dhs GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Elisabethstraße 11, 32756 Detmold
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist unter den o.g. Anschriften, zu Hd. Herrn Uwe Koch, beziehungsweise erreichbar.
2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren
Verwendung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Erfüllung unserer (vor-) vertraglichen Verpflichtung gegenüber unseren Mandanten. In diesem Zusammenhang verarbeitet die dhs WPG insbesondere Ihre Kontaktdaten wie
- Anrede, Titel/akademischer Grad, Vorname(n), Nachname, ggf. Geburtsname,
- Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort),
- Geburtsort, -land, -datum, Personalausweisdaten (zur Identifikation nach Geldwäschegesetz),
- eine oder mehrere gültige E-Mail-Adresse(n),
- Telefonnummern (Festnetz, Telefax, Mobiltelefon),
zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (wie interner vorvertraglicher Compliance- Prüfungen oder im Rahmen der Kunden-/Vertragsanlage) sowie zur Durchführung unserer jeweiligen vertraglichen Leistungspflichten einschließlich der administrativen Durchführung und Abrechnung des jeweiligen Auftrags auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Zur Verwaltung und Durchführung von Aufträgen nutzt die dhs WPG IT-Systeme mit denen wir Ihre personenbezogenen Daten speichern. Wir nutzen kein System zur automatisierten Entscheidungs-findung; ein Profiling findet nicht statt. Darüber hinaus speichert die dhs WPG personenbezogene Daten in Zusammenhang
mit der Auftragsdurchführung. Je nach Kategorie der Dokumente speichern wir personenbezogene Daten zur Aktenführung/Dokumentation und zu Archivierungszwecken im Einklang mit den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften für einen unterschiedlich langen Zeitraum. Dies sind z.B.:
- Bankverbindung (IBAN, BIG; Name der Bank),
- Finanzamt (Steueridentifikationsnummer, Steuernummer, Finanzamtsnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zuständigkeit),
- Konfession / Familienstand /Beruf,
- Informationen zu Kindern (Name, Vorname(n), Geburtstag, Identifikationsnummer, Kindschaftsverhältnis, ggf. abweichender Familienname, ggf. abweichender Wohnort, Ausbildung),
- Angaben zu Versicherungen der Daseinsvorsorge (Kranken-, Rentenversicherungen; Lebens-, Haftpflichtversicherungen), unter Angabe der Versicherungsgesellschaft,-nummer, - beginn, -ende, Art, Beitragshöhe.
Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden (soweit die Daten verschiedenen Aufbewahrungspflichten unterliegen) bis zum Ablauf der längsten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind (z.B. aus HGB, StGB oder AO) oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt haben oder ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO besteht. Auch kann sich die Aufbewahrungsfrist im Einzelfall verlängern, wenn die Informationen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist benötigt werden. Im Regelfall erhalten wir die erforderlichen personenbezogenen Daten von den Mandanten. Insofern besteht für die dhs WPG gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten, weil wir aus der zugrundeliegenden Auftragsvereinbarung zur Durchführung der beauftragten Dienstleistung verpflichtet sind. In diesem Zusammenhang ist es für die dhs WPG unerlässlich, etwaige personenbezogene Daten der Kontaktpersonen und Ansprechpartner unseres Mandanten (auch bereits im Rahmen der Angebotserstellung) zu verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass die Allgemeinen Auftragsbedingungen von der dhs WPG eine Mitwirkungspflicht des jeweiligen Mandanten vorsehen, uns alle für die Durchführung des Auftrags erforderlichen Unterlagen und Informationen zu übermitteln. Insofern ist die Bearbeitung des jeweiligen Auftrags und die damit verbundene Erfüllung der vertraglich vereinbarten Dienstleistung durch die dhs WPG nicht mehr möglich oder nur noch eingeschränkt möglich, wenn und soweit die notwendigen Informationen nicht bereitgestellt werden. Wir sind gesetzlich zu einer ordnungsgemäßen Aktenführung und umfangreichen Dokumentation der Mandate und Aufträge (auch über den Abschluss eines Auftrags hinaus) verpflichtet. Die Einhaltung weiterer Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (u.a. aufgrund von berufsrechtlichen, buchhalterischen oder handeis- und gesellschaftsrechtlichen Vorgaben) sind ebenfalls gesetzlich normiert. Zur Erfüllung vorgenannter Pflichten verarbeitet die dhs WPG Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen von zu dokumentierenden Unterlagen, Arbeitsergebnissen oder zugehörigem kundenbezogenen Schriftwechsels, zudem zum Zwecke der Aktenführung, der Dokumentation sowie
der Archivierung sowohl in Form von Papierakten als auch im Rahmen von hierzu eingesetzten IT Systemen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Ungeachtet der vorstehenden Zwecke verarbeitet die dhs WPG im Rahmen des gesetzlich Zulässigen Ihre Kontaktdaten (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse), darüber hinaus zu Marketing- und Werbezwecken, z.B. um Ihnen Informationen zu unseren weiteren Angeboten oder Veranstaltungen zukommen zu lassen. Dies erfolgt auf der Grundlage von Einwilligungen und/oder eines berechtigten wirtschaftlichen Interesses von der dhs WPG im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f), ihre Kunden über eitere eigene Angebote und Veranstaltungen zu informieren und somit eine langfristige Kundenbeziehung aufbauen und aufrechterhalten zu können.
Schließlich verarbeitet die dhs WPG Ihre Kontaktdaten auch zur Pflege unserer Geschäftskontakte, wenn wir diese im Rahmen einer geschäftlichen Veranstaltung, im Rahmen eines geschäftlichen Termins (bspw. durch Austausch von Visitenkarten) oder im Rahmen eines Auftrags erhalten haben. Da die dhs WPG ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse daran hat, im Rahmen des Geschäftsverkehrs entstandene Kontakte auch über den Erstkontakt hinaus zu pflegen, zum Aufbau einer Geschäftsbeziehung zu nutzen und hierfür mit den Betroffenen in Kontakt zu bleiben, erfolgt die vorgenannte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
3. Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe Ihrer persönlichen Daten an Dritte erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO ausschließlich im Rahmen des uns übertragenen Mandats zur Wahrnehmung Ihrer Interessen, Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur Abwicklung unseres Auftrages für die nachfolgend aufgezählten Zwecke:
An Finanzbehörden, -gerichte, Sozialversicherungsträger und zur Erfüllung gesetzlicher Abgabepflichten
Zur Durchführung unserer Leistungen kann es erforderlich sein, Informationen, Arbeitsergebnisse und Unterlagen an Behörden, Gerichte oder andere öffentliche oder private Stellen (im Falle eines Auslandsbezugs auch im Ausland) zu übermitteln. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe im Rahmen gesetzlicher Aufgabenerfüllung u.a. an die Finanzverwaltung (zur Erfüllung von Abgabepflichten), an Krankenkassen (zur Erfüllung von Meldepflichten), Berufsgenossenschaften (zur Erfüllung von Meldepflichten), Rentenversicherungsträger (zur Erfüllung von Meldepflichten). Gleiches gilt für die Fälle, in denen die dhs WPG einer gesetzlichen, behördlichen oder gerichtlichen Anordnung zur Herausgabe/Offenlegung von personenbezogenen Daten verpflichtet ist. Die Weitergabe erfolgt nur, wenn dem keine berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten entgegenstehen.
An Verfahrensgegner und sonstige Gerichte
Weiterhin erfolgt die Weitergabe im Rahmen unseres Auftragsverhältnisses an sonstige Gerichte und Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. An Berufskollegen im Ausland zwecks Zusammenarbeit im Rahmen unserer Leistungserbringung Soweit zur Erbringung der beauftragten Dienstleistung erforderlich, d.h. im Fall eines Auslandsbezugs oder bei erforderlicher Expertise eines ausländischen Kollegen, kooperiert die dhs WPG mit Berufskollegen aus dem europäischen und außereuropäischen Ausland. Soweit ein solcher Transfer an einen Dienstleister außerhalb der EU/des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, wird ein angemessenes Datenschutzniveau durch die Verwendung von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission im Sinne des Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO gewährleistet.
An externe IT-Dienstleister
Die dhs WPG nutzt im Rahmen seiner Tätigkeit externe IT-Dienstleister, die Leistungen des Betriebs, der Wartung und Pflege der bei der dhs WPG eingesetzten IT-Systeme und Applikationen erbringen. Ein Einsatz dieser Dienstleister mit Zugriffsrechten auf personenbezogene Daten erfolgt nur, wenn dies in den Auftragsvereinbarungen mit unseren Kunden vereinbart wurde oder im Einzelfall ohne Zustimmung gesetzlich zulässig ist. Fachspezifische und mandatsbezogen eingesetzte ITDienstleister, die z.B. bei der Mandatsbearbeitung fachspezifische Anwendungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und/oder Rechtsanwälte sowie ggf. Cloud Services verwenden, werden, soweit gesetzlich erforderlich, nur in Abstimmung mit unseren Kunden genutzt.
An sonstige Dritte
Eine darüber hinausgehende Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt ausschließlich mit Ihrer Zustimmung. Das Berufsgeheimnis bleibt unberührt.
4. Betroffenenrechte
Die DSGVO räumt Betroffenen im Wesentlichen die nachfolgenden Rechte ein. Diese können Sie jederzeit durch Kontaktaufnahme mit dem in diesen Informationen genannten Datenschutzbeauftragten unter zentrale@dhs-wirtschaftspruefer.de geltend machen. Bitte beachten Sie, dass Ihre Rechte ggf. aufgrund übergeordneter Vorschriften eingeschränkt sein können:
- gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO können Sie Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
- gemäß Art. 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
- gemäß Art. 16 DSGVO können Sie unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen;
- gemäß Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
- gemäß Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist. Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen. Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
- gemäß Art. 20 DSGVO können Sie Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen. Bitte beachten Sie, dass dies nicht gilt, sofern Sie uns die Daten auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages zur Verfügung gestellt haben oder die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt; und
- gemäß Art. 77 DSGVO können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.
5. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an zentrale@dhs-wirtschaftspruefer.de